Hồ sơ chuẩn bị và cách kiểm tra hồ sơ trước khi quyết toán thuế

Hồ sơ Quyết toán thuế cần chuẩn bị gì và Cách kiểm tra các hồ sơ đó như thế nào? Dưới đây là một số kinh nghiệm khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế và rà soát, kiểm tra sổ sách, hồ sơ cho các khách hàng xin tổng hợp và chia sẻ tới Quý bạn đọc qua bài viết dưới đây.

Hồ sơ quyết toán thuế chuẩn bị và cách kiểm tra chi tiết như sau:

I. Danh mục hồ sơ chung:

• Đăng ký kinh doanh;
• Điều lệ công ty;
• Quy chế tài chính;
• Đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế

II. Danh mục hồ sơ chi tiết và cách kiểm tra cụ thể:

1.1 Hồ sơ khai thuế:

• Tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) và Bảng kê đầu ra, đầu vào tương ứng;

• Giấy nộp tiền ngân sách của các loại thuế: Thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN...;

• Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng đặt in hóa đơn;
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
• Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế TNDN các năm quyết toán;
• Bảng tính giá thành bảng đăng ký định mức.

1.2 Cách kiểm tra hồ sơ thuế

• Kiểm tra lại số trên bảng kê đã khớp với số trên tờ khai thuế GTGT theo tháng (Quý) chưa? Chưa thì kiểm tra lại;
• Hóa đơn đã sắp xếp theo bảng kê chưa? Hóa đơn đã đầy đủ theo bảng kê chưa? Thiếu hoặc sai thì Ghi chú lại để kiểm tra;
• Kiểm tra Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giữa các Quý xem đã khớp nhau chưa? Các hóa đơn “Xóa bỏ” có đầy đủ các liên chưa?
• Xem lại tờ khai Quyết toán thuế TNDN điều chỉnh tăng, giảm chi phí doanh thu gì không? Ghi chú lại từng năm nếu có phát sinh để giải trình;
• Kiểm tra số dư TK 133 trên CĐKT có khớp với số dư thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý cuối cùng của nămchưa. Nếu có chênh lệch thì tìm nguyên nhân và ghi chú lại để giải trình.

Đặc biệt trong hồ sơ khai thuế doanh nghiệp cần lưu ý tới vấn đề chuyển giá, giá chuyển nhượng. Đã có rất nhiều doanh nghiệp do vô tình đã mắc phải những lỗi rất cơ bản rất tới bị ấn định thuế. Vì vậy đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Xem thêm Chuyển giá là gì? Giá chuyển nhượng là gì?

2.1 Hồ sơ lương

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN các năm quyết toán;
• Hợp đồng lao động;
• Bảng lương từng tháng, bảng chấm công;
• Quyết định tăng lương, quyết định thưởng;
• Bảng kê ấn chỉ;

2.2 Cách kiểm tra hồ sơ lương

• Kiểm tra xem các hợp đồng lao động đã đầy đủ hay chưa? Thiếu hợp đồng lao động của những ai thì ghi chú lại để bổ sung.
• Các khoản lương, thưởng, phụ cấp... đã thể hiện rõ trong Hợp đồng lao động, Quy chế của công ty hay chưa?
• Kiểm tra xem các khoản phụ cấp có khoản nào phải tính
• Những khoản chi trả lương bằng tiền mặt có đầy đủ chữ ký của người lao động hay chưa?
• Các Quyết định tăng lương, thưởng trong năm đã đầy đủ chưa? Ghi chú lại nếu thiếu thì bổ sung.

Xem thêm Chi phí lương hợp lý cần hồ sơ gì?

3.1 Hồ sơ của khoản vay

• Hợp đồng vay;
• Khế ước nhận nợ;

3.2 Cách kiểm tra hồ sơ khoản vay

• Kiểm tra các khoản vay phát sinh trong năm có đầy đủ hợp đồng không, đủ khế ước nhận nợ không;
• Chi phí lãi vay có phải vốn hóa hay tính được tính chi phí được trừ hết không?
• Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa?

4.1 Hồ sơ các khoản công nợ

• Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra;
• Phụ lục hợp đồng kinh tế;
• Biên bản đối chiếu công nợ.

4.2 Cách kiểm tra hồ sơ các khoản công nợ

• Kiểm tra xem đã có đủ hợp đồng kinh tế hay chưa? Không yêu cầu có hết nhưng phải có của những khách hàng, nhà cung cấp lớn hoặc số dư lớn?
• Những khách hàng ứng trước tiền hàng kiểm tra xem hợp đồng có điều khoản ứng trước hay không?
• Những khách hàng có biên bản đối chiếu công nợ đã khớp với số dư trên sổ kế toán hay chưa?

5.1 Sổ sách kế toán cần in và cách kiểm tra

• In đầy đủ sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản: Trước khi in cần đối chiếu sổ cái, số chi tiết các tài khoản với BCTC đã nộp cho cơ quan thuế. Nếu có chênh lệch cần kiểm tra lại và sửa lại cho đúng rồi mới in;

5.1.1 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Hồ sơ gồm: Số quỹ; Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; Phiếu thu, chi, chứng từ ngân hàng;

Cách kiểm tra:

• Kiểm tra xem sổ quỹ có bị âm thời điểm hay không?
• Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng đã khớp với sao kê ngân hàng chưa?
• Phiếu thu , chi tiền mặt đã hợp lý, hợp lệ chưa?

5.1.2 Hàng tồn kho

Hồ sơ gồm: Tổng hợp nhập xuất tồn; Phiếu nhập kho, xuất kho; Sổ chi tiết vật tư.

Cách kiểm tra:

• Số liệu trên bảng NXT có khớp với trên bảng CĐPS hay không?
• Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký hay chưa?

5.1.3. Tài sản cố định

Hồ sơ gồm: Bảng tính khấu hao TSCĐ; Biên bản nghiệm thu, bàn giao TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ;

Cách kiểm tra:

• Kiểm tra lại số phân bổ trong năm trên sổ kế toán (PS Có TK 214) và trên bảng tính khấu hao đã khớp nhau hay chưa?
• Các TSCĐ phát sinh tăng đã đầy đủ hồ sơ, hóa đơn chứng từ hợp lệ chưa?
• TSCĐ giảm trong kỳ đã có biên bản thanh lý chưa?

5.1.4 Công cụ dụng cụ

Hồ sơ gồm: Bảng tính phân bổ công cụ, dụng cụ;

Cách kiểm tra:

• Kiểm tra xem Phát sinh bên Nợ đã khớp với giá trị những tài sản tăng trong năm trên bảng tính phân bổ hay chưa?
• Phát sinh Có TK 242 đã khớp với bảng tính phân bổ hay chưa?

6.1 Một số vấn đề lưu ý khác

Hóa đơn và thanh toán: Hóa đơn có giá trị trên 20 triệu và thanh toán tiền mặt trên 20 triệu;

Cách kiểm tra:

• Photo các hóa đơn trên 20 triệu kẹp cùng UNC để giải trình với cơ quan thuế nếu được hỏi.
• Kiểm tra xem TK 111 có những nghiệp vụ chi trả cho nhà cung cấp hoặc đối ứng với TK Chi phí, Hàng tồn kho có vượt quá 20 triệu không?

Trên đây là chia sẻ của Hãng kiểm toán ES-GLOCAL (https://es-glocal.com/) về Hồ sơ chuẩn bị và cách kiểm tra hồ sơ trước khi quyết toán thuế. Các bạn có thể tải bài viết theo đường dẫn: Tại đây

Để được hướng dẫn chi tiết, tư vẫn cụ thể về những Hồ sơ chuẩn bị khi quyết toán thuế cũng như Hướng dẫn kiểm tra của chúng tôi, vui lòng liên hệ Hãng Kiểm toán ES-GLOCAL hoặc để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và chia sẻ với chúng tôi.